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Aktenvernichtung
Was ist Aktenvernichtung?
Unter Aktenvernichtung versteht man die fachgerechte Vernichtung von Datenträgern aus Papier, z.B. Aktenordner, EDV-Listen. So schreibt u.a. das Bundesdatenschutzgesetz vor, dass Behörden und Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, diese nach Nutzung wieder löschen müssen. Die Datenlöschung von Daten auf Papier wird dann üblicherweise als Aktenvernichtung bezeichnet.

Neben personenbezogenen Daten lassen viele Unternehmen auch andere Papierabfälle vernichten, z.B. interne Firmenunterlagen, Marketingpläne, Controllingauswertungen, alte Geschäftspapiere etc. Hier spielt der Schutz firmensensibler Daten die entscheidende Rolle, diese Papiere nicht in das "normale Altpapierrecycling" zu geben, sondern diese gesondert vernichten zu lassen.
Was ist Aktenvernichtung?
Der Abfall "Aktenvernichtung" kann ggf. unter folgenden Abfallschlüssel-Nummern (AVV-Nummern) entsorgt und in der Abfallbilanz dokumentiert werden:

AVV 200101 Papier und Pappe

Hinweis: Die AVV-Nummer ist im Einzelfall festzulegen und kann von o.g. Hinweis abweichen!
Was sind ähnliche Abfälle zur Aktenvernichtung?
Was gehört nicht in die Aktenvernichtung?
papierfremde Bestandteile (geringe Toleranzen), ganze Aktenordner sind möglich
Wie werden Akten vernichtet?
Die Akten werden zerkleinert, verrwirbelt und danach zu Ballen verpresst.

Die geschieht in der Regel in stationären Großshredderanlagen. Es gibt auch Dienstleister, die das Shreddern vor Ort anbieten.

Die geshredderten Akten können recycelt werden - zumeist wird Hygienepapier daraus produziert.
Was sollten Sie über Aktenvernichtung wissen?
Alle personenbezogenen Daten sind nach Gebrauch zu löschen bzw. zu vernichten (Bundesdatenschutzgesetz BDSG). Nach dem BDSG ist die Aktenvernichtung eine "Auftragsdatenverarbeitung" - juristisch also gleichzusetzen mit einem externen Rechenzentrum oder dergleichen!

Die DIN 66399 regelt Anforderungen an die Akten- und Datenvernichtung, egal ob diese intern oder extern durch einen Dienstleister erfolgt. Der "Herr der Daten" (das ist im Falle der externen Aktenvernichtung im Regelfall der Auftraggeber) muss in Abhängigkeit von der Schutzbedürftigkeit der zu vernichtenden Daten eine sogenannte "Schutzklasse" festlegen. Die Schutzklasse definiert bestimmte Anforderungen an den Datenvernichtungs-Prozess und hat auch Folgen für die sog. "Sicherheitsstufe" der Vernichtung. Die Sicherheitsstufe ist letztendlich die Partikelgröße, die durch das Schreddern der alten Akten (oder Festplatten, Disketten, Magnetbänder etc.) erreicht werden müssen.

Hört sich komplizierter an als es ist. Jeder gute Aktenvernichter arbeitet heute auf Basis der DIN 66399 und ist entsprechend zertifiziert. Lassen Sie sich beraten!

Immer wieder berichten Medien von Fällen, in denen sensible Daten wie Patientenkarten oder Unternehmensbilanzen offen auf der Strasse lagen, weil sie z.B. aus den normalen Müllbehältern verweht oder wurden. Oder aber Dritte haben diese sensiblen Daten aus den Müllbehältern geholt.

Bei der Auswahl eines externen Dienstleisters sollten strenge Qualitätsmaßstäbe angesetzt werden! Denn nach dem BDSG sind die Auftraggeber für die sorgfältige Auswahl eines externen Aktenvernichters verantworltlich. So müssen (eigentlich) VOR Auftragsvergabe die Auftraggeber den Aktenvernichter auf dessen "technische und organisatorische Maßnahmen" überprüfen (§11 BDSG).

Es ist also ratsam, sich zumindest entsprechende Zertifikate vorlegen zu lassen.
Wichtig: Das Entsorgungsfachbetriebszertifikat spielt hier juristisch keinerlei Rolle - es ist schlichtweg irrelelelvant für den Datenschutz. Sollte es zu einem Datenunfall oder gar einem Schaden kommen, können sich Auftraggeber und Aktenvernichter hierauf nicht berufen.
Welche Behälter werden für Aktenvernichtung eingesetzt?
für kleinere Mengen:
Aktenrollwagen von 70 - 240 Liter

für größere Mengen:
Aktenrollwagen 350 - 500 Liter, begehbare Sicherheits-Container

Aktenrollwagen haben ein integriertes Sicherheitsschloss. Sie werden entweder "voll gegen leer" getauscht oder in geschlossene Wagen entleert (ähnlich der "normalen" Müllabfuhr).
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